Qualitätssicherung 2.0

Wir wollen nicht nur die Aufträge unserer Kunden zu deren vollster Zufriedenheit bearbeiten - unser Ziel ist es auch, immer schnell zu reagieren, alle Arbeiten prompt zu erledigen und unsere Kunden stets mit aktuellen Informationen zum Stand der Dinge zu versorgen. Dafür haben wir im Laufe der Zeit entsprechende Tools entwickelt und sind der Meinung, dass wir damit unsere Dienstleistung auf eine neue Stufe stellen. Wir nennen es "Qualitätssicherung 2.0".

Erfassung aller Aktivitäten rund um einen Auftrag in einer zentralen Datenbank

Im Zentrum der Initiative "Qualitätssicherung 2.0" der Nikolaus Deichl GmbH steht DQ-System - eine Datenbank, welche die gesamte Verwaltung rund um die Bearbeitung eines Auftrages steuert und überwacht.

Die folgenden Arbeitsschritte werden mit Hilfe von DQ-System verwaltet:

  • Ein Auftrag wird angelegt und eine vom Auftraggeber zu bestätigende Auftragserteilung als Dokument automatisiert per Mail an den Auftraggeber verschickt.
  • Alle Stammdaten des Auftrages wie eine Beschreibung des Fehlers sowie die auszuführenden Arbeiten, der Arbeitsort, eine Liste mit Ansprechpartnern und viele weitere Details werden in der Datenbank hinterlegt.
  • Geprüfte Teile, ausgeführte Arbeiten, Fehlerursachen, aufgewendete Arbeitszeiten werden im Rahmen der Auftragsbearbeitung erfasst.
  • Mit Hilfe der Daten können dem Auftraggeber aussagekräftige Auswertungen entweder durch per Mail verschickte Dokumente oder über unser neues Kundenportal zur Kenntnis gebracht werden. Diese ermöglichen ihm, Fehlerursachen in der Produktion der angelieferten Teile zu erkennen und zeitnah abzustellen.
  • Schlussendlich geschieht auch die Rechnungsstellung auf Knopfdruck.

Diese effizient gestalteten Arbeitsabläufe kommen den Auftraggebern ganz direkt durch die Rückmeldung wichtiger Informationen, aber auch durch günstige Preise aufgrund der Minimierung des Verwaltungsoverheads zu Gute.

Untenstehender Screenshot zeigt unser DQ-System während der Arbeit:

Zeitnahe Datenerfassung während der laufenden Arbeiten über mobile Tablet-Computer

Um Informationen über laufende Arbeiten schnellstmöglich zu erfassen und dem Auftraggeber zur Kenntnis zu bringen, wurde DQ-Link, eine spezielle Datenerfassungs-App erstellt, welche die Protokollierung der Arbeiten vor Ort mit Hilfe moderner Tablet-PCs mit Touch-Screens ermöglicht. Die Eingabe der Daten kann dabei wahlweise über die On-Screen-Tastatur auf dem Tablet oder über einen Scanner erfolgen, der den Strichcode oder die DataMatrix auf dem Aufkleber abtastet.

Diese Daten werden online mit dem DQ-System abgeglichen. Dadurch wird eine langwierige und zeitversetzte Erfassung der Daten über Meldezettel im Büro vermieden.

Für die Datenqualität sorgt ein spezieller Freigabemechanismus, der erzwingt, dass alle über DQ-Link erfassten Daten zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal auf Konsistenz hin überprüft werden.

Mitarbeiter werden über digital gespeicherte Arbeitsanweisungen instruiert

In DQ-Link, die App zur Datenerfassung, ist ein Mechanismus integriert, der allen an den konkreten Arbeiten beteiligten Mitarbeitern die entsprechenden Arbeitsanweisungen zur Kenntnis bringt. Die Mitarbeiter können sich PDF-Dateien, Excel-Dokumente, Bilder oder auch kleine Videos am Bildschirm anschauen und müssen deren Kenntnisnahme bei jedem Arbeitseinsatz mit ihrer Unterschrift auf dem Touch-Screen bestätigen.

Die Arbeitsanweisungen werden zentral auf den Deichl-Servern verwaltet, so dass es niemals sich widersprechende, unterschiedliche Versionen dieser Dokumente geben kann. Diese Vorgehensweise sorgt zudem dafür, dass Änderungen an den Arbeitsanweisungen ohne Zeitverzug und ohne den Umweg über den Papierweg zu den Mitarbeitern gelangen.

Qualitätsauswertungen geben Auftraggeber Rückmeldung über Verbesserungsmöglichkeiten

Für den Auftraggeber ist es von großer Wichtigkeit zu erfahren, welche Probleme mit von ihm produzierten Teilen im Rahmen des Prüfens und Nacharbeitens aufgetreten sind. Schon seit vielen Jahren wird deshalb täglich ein von uns so benannter Aussuchbericht per Mail an den Auftraggeber verschickt. Diesem Bericht kann der Auftraggeber entnehmen, wie viele Teile bearbeitet wurden, wie viele nach einer Nacharbeit für die Produktion verwendbar waren und wie viele Teile am Ende ausgesondert werden mussten. Auch sind die Fehlerursachen in Abhängigkeit der Teile-Nr. und des Bearbeitungsdatums dort hinterlegt. Allerdings beantwortet dieser Bericht nicht die Fragen, welche Lieferungen oder Teile besonders für Fehler verantwortlich sind bzw. welche Fehlerursachen gehäuft auftreten. Darum wurden im Laufe der Zeit die ja schon zur Verfügung stehenden Daten verwendet, um in Form von zusätzlichen Qualitätsauswertungen diese Fragen zu beantworten.

Der untenstehend sichtbare Bericht zeigt zum Beispiel die Häufung von Fehlerursachen in Abhängigkeit von den Lieferungen, so dass der Auftraggeber erkennen kann, inwiefern Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung entsprechend gegriffen haben.

Verfügbarkeit von Auftragsinformationen jetzt auch über ein Kundenportal im Internet

Ein wichtiger Baustein der "Qualitätssicherung 2.0" ist unser neues DQ-Portal im Internet. Wenn Sie als Auftraggeber dies wünschen, erhalten Sie unkompliziert Zugangsdaten zu unserem Portal für Auftraggeber. Hier können Sie zu aktuellen oder bereits abgeschlossenen Aufträgen Detailinformationen und eben auch die oben beschriebenen Qualitätsauswertungen abrufen. Durch dieses Vorgehen werden unter anderem auch die täglichen Mails mit Excel-Blättern überflüssig, die bisher zur Verstopfung der Mailserver beitrugen. In seiner endgültigen Ausbaustufe werden dort während der Bearbeitung von Aufträgen in Echtzeit Aktualisierungen vorgenommen, so dass Sie als Auftraggeber zu jedem Zeitpunkt über den Bearbeitungsstand informiert sind. Die Leistungen des DQ-Portals werden ständig erweitert. Sprechen Sie uns an.

Reichweitenanzeige ermöglicht prioritätengesteuertes Arbeiten

Ein Beispiel für eine Anwendung unseres Datenbankknowhows ist eine Reichweitenanzeige, die wir in der Werkhalle eines Auftraggebers in Betrieb genommen haben. Sie führt den Mitarbeitern den Status der einzelnen Aufträge und die entsprechende Dinglichkeit der unterschiedlichen Arbeiten vor Augen und  zeigt an, wie lange bestimmte Teile noch am Band verfügbar sind und wie dringend dementsprechend die Bereitstellung dieser Teile ist. Das untenstehende Bild zeigt die aus zwei 60“-Monitoren bestehende Anzeige, die vom kompletten Arbeitsbereich aus gut ablesbar ist. Die Einträge sind nach Dringlichkeit sortiert und zusätzlich mit Farbpunkten in Ampel-Logik  (grün = hat noch Zeit, gelb = wird langsam dringend, rot = höchste Eisenbahn) gekennzeichnet.

Die Daten werden per Funk mit einem über einen Verwaltungs-Computer verbundenen Datalogic-Handscanner erfasst. Dieser liest die Datamatrix des Master-Labels (Link auf Definition) aus und holt anschließend aus der Datenbank die zugehörigen Bezeichnungen der zu bearbeitenden Teile.